Başvuru / Proje Yaşam Döngüsü

Kamu ve Özel kurumlarımız tarafından faydalanıcılar olan kişi ve kurumlara sunulmakta olan tüm hizmetler artık online e-imzalı veya mobil uygulamalar ile çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirmemiz gerekiyor. Son kullanıcıların ve kuruluşların matbu kağıt başvuru formları ile başlayan tüm iş süreçleri kurum içinde online hatasız gerçekleştirmek için geliştirilmiştir.

Ülkemizdeki kamu ve özel tüm kuruluşlarımızın vatandaş veya tüzel kişilere sundukları hizmetlere ait talepleri, yasal mevzuatları çerçevesinde hazırlanmış oldukları kağıt başvuru formları, formatları ve dilekçeleri ile almaktadırlar. Basılı kağıtlar ile hazırlanan başvuru formları veya klasörler ile gelen başvurular kurumlarımızda çalışanlarımızca tekrar kayıt altına alınarak işlemlere başlanmaktadır.

Kurumların kendi kuruluş yasaları gereği yürütmek ile yükümlüğü olan yasal işlemlerin yapılabilmesi söz konusu başvuru formları veya proje dosyaları kurum içinde birimlere, yöneticilere, uzmanlara hatta diğer kurumlara dağıtımı yapılarak incelenmekte ve değerlendirilmektedir. Kurumda bir iş sürecini tetikleyen başvurunun olumlu veya olumsuz olarak karara bağlanmasına ve gereğinin yapılmasına kadar geçen süre başvuru sahibini için bekleme süresi anlamına gelmektedir.

Klasik yöntemler ile bu süreç alınan projelerin ve başvuruların ve eklerin defalarca ayrı ayrı excel gibi ortamlara el ile kayıt edilmesi, eklerinin ve formun defalarca kopyasının çıkarılması, korunması, saklanması, farklı kurumlara insan kaynakları ile dağıtımının yapılması ve alınan tüm değerlendirme sonuçlarının toplanması ve komisyonların yönetilmesi gibi karmaşık, yorucu ve efektif olmayan şekilde yapılmaktadır.

İşlerin bu şekilde yürütüldüğü kamu kurumlarında gerek başvuruların geneline gerekse başvuruların özel bilgilerine ait istatistik ve anlamlı veriler içeren karar destek faydaları üretilememektedir.

Özellikle internet teknolojilerinin hayatımızın ayrılmaz bir parçası olduğu günümüzde artık başvuru ve sonuçlanıncaya kadar yürütülen süreç ki biz MetaFORM olarak buna başvuru/proje yaşam döngüsü diyoruz. Bu tip iş süreçlerini online ve hatta eimza veya mobil imza ile çok daha kısa sürelerde efektif şekilde üstelik tüm anlamlı ham veya nihai verileri otomatik kayıt altına alacak şekilde yıllardan beri gerçekleştirebiliyoruz.

Süreçlerde kazanılan zaman doğrudan doğruya faydalanıcıya yansımaktadır. Süreçlerde işlenen tüm belgelere ait anlamlı idari, mali ve teknik veriler ile performans göstergeleri kuruma doğrudan doğruya fayda sağlamaktadır.

Bu tip başvuru ve proje süreçlerindeki sayıların artmasına rağmen personel sayısının kısıtlı olduğu arka ofislerde işin tıkandığı tüm kurumlarda tek ihtiyaç yazılımdır. Keza işini çok daha hızlı ve efektif insan kaynağı ile gerçekleştirmek isteyen kurumlar için de tek ihtiyaç yazılımdır.

Eğer var ise başvuruların ve projelerin idari, mali, teknik çıktılarının takip edilmesi ve faaliyet raporlarının üretilmesi de çok basit hale gelmiştir. Eğer tek tek her bir başvuru ve proje destek miktarlarının, harcamalarının, avanslarının, demirbaşlarının kısaca kurum/proje mali kaynaklarının takibi ve raporlanması ihtiyacı var ise. Temelde bu ihtiyaçları karşılamak için başvuru/proje yaşam döngüsü yazılımı geliştirilmiştir.  Başvuru ve projeler idari mali süreçleri ve teknik proje çıktıları ile birlikte faydalanıcı, proje ve yürütücü bazında izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir.

Projelerin tüm süreçlerinde, gelişen web ve iş süreç teknolojilerinin tüm imkanlarını kullanarak proje yürütücülerinin operasyonel süreç engellerini kaldırmak hedeflenmiştir.

Proje desteği denilince akla ilk gelen kurum olan TÜBİTAK, 2006 yılından itibaren yine firmamızın geliştirdiği “Online Proje Başvuru Sistemini” kullanıma açmıştır. TÜBİTAK’ ın ARBİS sistemi ile online entegre çalışan “proje yaşam döngüsü” uygulamamız ile ülkemizde araştırmacıları proje başvurularını halen online gerçekleştirmektedirler.

Başvuru/Proje yaşam döngüsü yine bir başka ARGE projesi olan “proje bazlı muhasebe” yazılımımız ile de entegre çalışabilmektedir. Ülkemizde projeler konusunda ilk ve tek çözümü geliştiren Metaform, 2005 yılında kullanıma açılan ve halen başarı ile kullanılmakta olan TÜBİTAK TTS (transfer takip sistemini) bir proje bazlı muhasebe uygulamasıdır.

Proje bazlı bir resmi muhasebe uygulaması olan TTS ile TÜBİTAK ülkemizde tüm projelere ait aktardığı yaklaşık 1 milyar TL civarındaki fonu proje bazlı olarak takip etmektedir.

Mobil imza, e-imza gibi teknolojileri de kapsayan “Başvuru/Proje Yaşam Döngüsü” uygulamamızı TÜBİTAK, Boğaziçi, İstanbul, Hacettepe, ODTÜ, Karadeniz Teknik, Mustafa Kemal, Mimar Sinan ve Yıldırım Beyazıt gibi üniversitelerimizde görevli binlerce kullanıcı, onlara destek hizmeti veren birim çalışan ve kurum yöneticileri, komisyon üyeleri, hakemler/uzmanlar internet üzerinden güvenli bir şekilde başarı ile kullanmaktadır.

Yazılımın yönetici grafik ve rapor dashboard arayüzleri için, kullanıcı yetki seviyelerine göre özelleştirilebilen IBM Cognos veya ORACLE BI ürünlerini öneriyoruz. Eğitim verilerek, analist düzeyinde birim çalışanlarınızın tüm yeni grafik ve rapor ihtiyaçlarınızı kolayca üretebilmesi sağlanmaktadır.

Premium Wordpress Plugin